Spesso, nel nostro mestiere, ci troviamo a visitare musei, archivi e biblioteche e ad indagare la loro capacità di gestione di un’emergenza sula patrimonio culturale. È molto raro trovare istituzioni che abbiano individuato in maniera chiara e precisa una squadra preposta alle procedure di messa in sicurezza del patrimonio culturale conservato nel museo in caso di emergenza. Pianificare anticipatamente in tempo di pace, cioè in un momento di tranquillità lontano da un’emergenza, permette ad un’istituzione di essere in grado di agire in maniera tempestiva ed efficace nel salvataggio delle opere d’arte colpite da un disastro. Di seguito analizzeremo i motivi per cui definire i membri della squadra preposta alla gestione delle emergenze è fondamentale e può avere un impatto enorme nella buona riuscita delle operazioni di salvataggio.
Definizione di compiti e responsabilità
Individuare preventivamente i componenti della squadra di emergenza per il salvataggio del patrimonio culturale consente di definire con chiarezza compiti e responsabilità di ciascuno, al fine di evitare sovrapposizioni di compiti e incertezze nell’esecuzione delle procedure. Inoltre, stabilire a priori le responsabilità di ciascuno permette di essere più aperti alla collaborazione e al lavoro di squadra.
Agire tempestivamente
Individuare i compiti di ciascuno permette di ridurre notevolmente i tempi di intervento in caso di emergenza ed evitare perdite di tempo nella definizione preliminare delle procedure. Ognuno conosce con esatezza le operazioni che deve mettere in atto e, per questo motivo, è messo nelle condizioni di agire in maniera più decisa ed efficace.
Mantenere la calma
Nelle situazioni di emergenza è facile farsi prendere dal panico e agire d’impulso. Tuttavia, non sempre il nostro impulso ci spinge a mettere in pratica le azioni più efficienti per la gestione di un’emergenza: per questo è importante pianificare ed avere chiare in anticipo le nostre azioni per la gestione dell’emergenza. Inoltre, la paura è un’emozione molto forte che colpisce le altre persone e ne condiziona il comportamento spingendole a abbandonare la logicità.
Semplificare la collaborazione tra colleghi
Se le responsabilità di ognuno sono chiare a tutti, sarà più facile per il team collaborare e comunicare. Una migliore comunicazione tra le persone permette inoltre di garantire una maggiore flessibilità nelle procedure, anche per far fronte agli elementi di imprevedibilità che ogni emergenza porta con sé.
Semplifica la collaborazione e la comunicazione con le squadre di intervento
Una collaborazione efficiente consente inoltre di garantire una migliore comunicazione esterna con le squadre nazionali di intervento, le aziende incaricate della gestione dell’emergenza e i volontari coinvolti mettendoli nella condizione di lavorare al massimo delle loro possibilità.
