In un precedente articolo abbiamo visto quanto sia importante per gli impiegati di un museo, un archivio o una biblioteca organizzare frequenti esercitazioni per testare la propria capacità di reagire ad un’emergenza.

Ma come si organizza un’esercitazione di emergenza?

Di seguito vediamo alcuni principi di base da tenere in considerazione per organizzare una simulazione che sia veramente efficace.

Definire con precisione uno scenario

Il primo passo per strutturare efficacemente un’esercitazione è quello di scegliere e definire dettagliatamente lo scenario di emergenza da simulare. Per poter realizzare uno scenario il più possibile rispondente alle esigenze del museo, sarebbe bene far precedere l’esercitazione da un’attenta analisi dei rischi. In questo modo è possibile costruire una situazione il più possibile verosimile e conforme con le effettive vulnerabilità di un’organizzazione. Alcune informazioni da aggiungere allo scenario per renderlo più verosimile sono: data e ora dell’emergenza, area del museo colpita, eventuali persone ferite, percentuale di materiale danneggiato, personale presente all’interno del museo nel momento dell’evento.

Identificare le aree per la lavorazione del materiale

Nell’ipotesi in cui si decida di fare un’esercitazione che preveda l’evacuazione del patrimonio culturale coinvolto, sarà necessario individuare un’area circostante all’edificio (o interna) in cui convogliare il materiale e svolgere le operazioni di messa in sicurezza dello stesso. L’area individuata dovrà essere il più possibile sicura e costantemente sorvegliata. Inoltre questa dovrà trovarsi in un luogo non vulnerabile all’emergenza che ha colpito il materiale (per esempio, in caso di allagamento non si sceglierà un luogo posto sotto il livello del manto stradale).

Identificare le vie di esodo

Una volta stabilita l’area in cui convogliare il materiale evacuato, sarà necessario individuare tutte le possibili vie per raggiungere quel luogo e valutare il percorso più efficace. Ci possono essere diversi criteri per l’individuazione della via da percorrere, ma in generale si consiglia di scegliere un percorso il più possibile breve e sicuro.  Nella definizione delle possibili vie di esodo sarà anche necessario valutare tutti i possibili impedimenti che potrebbero ostacolare un percorso. Per esempio, in caso di terremoto il crollo di alcune strutture potrebbe impedire di intraprendere un itinerario. Oppure, in caso blackout, alcuni percorsi potrebbero essere impraticabili a causa di dispositivi elettronici come ascensori, montacarichi o porte allarmate.

Selezionare i simulacri

Generalmente, per lo svolgimento di un’esercitazione, si consiglia di non movimentare mai il patrimonio culturale conservato in un museo. La migliore opzione per esercitarsi comunque a movimentare e manipolare del materiale è quella di scegliere dei simulacri che possano simulare il più possibile gli asset conservati nell’area da evacuare.  Per esempio, in archivi e biblioteche vengono spesso utilizzati i materiali di scarto che l’istituzione prevede già di eliminare. Per i musei, invece, si possono trovare oggetti di poco valore il più possibile simili alle opere d’arte, come quadretti, specchi, cornici, stampe, statuette, oppure si possono utilizzare anche oggetti di uso comune, come vasi, sedie, attaccapanni, che possano simulare l’ingombro e il peso delle opere da evacuare.  Utilizzare i simulacri permette alle persone coinvolte nella simulazione di agire concretamente sui materiali senza il timore di rovinarli.

Prevedere l’utilizzo dei Dispositivi di Protezione Individuale

In ogni emergenza è sempre importantissimo che tutto il personale coinvolto indossi i Dispositivi di Protezione Individuale, correttamente manutenuti e adatti allo scopo, in ogni momento delle operazioni di evacuazione. In caso di emergenza, infatti, possono esserci elementi pericolosi che possono attentare all’incolumità delle persone coinvolte: elementi sporgenti o contundenti, strutture crollate che rendono difficoltoso spostarsi nello spazio, agenti contaminanti, e molto altro. Per questo motivo, anche in fase di esercitazione sarebbe bene prevedere l’utilizzo dei DPI per tutto il personale coinvolto. Il set di base prevede: tuta in tyvek, elmetto, guanti in lattice, occhiali protettivi e mascherina. Questa attività, sebbene possa sembrare superflua, è utile per far provare alla squadra la riduzione di visibilità e mobilità che si può esperire quando si indossano i DPI. Inoltre, non è detto che tutti sappiano come indossare in modo adeguato questi dispositivi.

Identificare ruoli e compiti

Una volta definito lo scenario e il percorso di evacuazione, sarà necessario definire i membri della squadra di emergenza e i rispettivi ruoli di ciascuno. Il team può essere diversificato e contare un numero differente di membri a seconda delle necessità e della dimensione dell’organizzazione. Sarebbe bene, però, che nella squadra ci siano almeno le tre figure descritte di seguito.

Team leader

È fondamentale che ci sia qualcuno con un ruolo decisionale che coordini tutte le operazioni e che decida tempi e metodi per l’evacuazione del materiale. Agire senza una guida rischia di generare confusione e di aumentare esponenzialmente i tempi di reazione.

Responsabile tecnico edificio

Per tutte le operazioni di emergenza sarebbe bene poter contare su una figura che conosce bene le strutture e gli impianti dell’edificio. Questa figura, infatti, è fondamentale per stabilire le vie di esodo e definire la necessità o meno di spegnere gli impianti.

Responsabile collezione

Un’altra figura vitale è un professionista del museo che conosca bene la collezione, la posizione delle opere prioritarie e che abbia padronanza delle procedure di movimentazione, manipolazione, imballaggio e messa in sicurezza dei beni culturali.