Per creare consapevolezza su quali siano le migliori procedure per il salvataggio di opere d’arte, libri e documenti colpiti da un’emergenza, uno strumento estremamente efficace è quello rappresentato dalle esercitazioni pratiche.

Mettere in pratica concretamente le operazioni di salvataggio permette di comprenderne appieno la loro efficacia e di concepire in maniera più immediata l’importanza della pianificazione. Per questo motivo, ogni organizzazione culturale che intenda migliorare la propria capacità di reazione e gestione di un’eventuale emergenza che possa colpire il patrimonio culturale dovrebbe svolgere questo tipo di esercitazione con cadenza annuale.

Di seguito descriveremo i benefici che organizzare frequenti esercitazioni possono portare ad un museo in termini di gestione delle emergenze.

Definizione di procedure

Organizzare frequenti esercitazioni permettere ad un’istituzione di stabilire in modo chiaro e preciso le procedure da attivare a seconda dei diversi scenari. Infatti, per ciascuna tipologia di evento, come incendio, alluvione, terremoto, dovranno essere indicati dettagliatamente i compiti e le responsabilità di ciascuno. Inoltre, mettere in pratica le procedure stabilite, anche se solo in un’esercitazione, permette di memorizzarle meglio e quindi metterle in pratica con migliore facilità in caso di una reale emergenza.

Le procedure stabilite, per essere efficaci, dovranno essere condivise all’interno di tutto il team di risposta e con le squadre nazionali di intervento, come Protezione Civile e Vigili del Fuoco.

Tempi di reazione

Durante un’esercitazione è sempre bene cronometrare tutte le procedure. Questa attività permetterà agli operatori museali di avere un’idea precisa sui tempi di reazione ad uno scenario specifico e di definire con precisione i tempi necessari per proteggere, mettere in sicurezza ed evacuare il materiale colpito.

Calcolare i tempi di risposta, inoltre, permette di identificare tutte quelle procedure che sono troppo time-consuming e richiederebbero un impiego di risorse troppo esoso.

Fare network

Le esercitazioni sono un’ottima occasione per musei, archivi e biblioteche per stimolare la creazione di un network virtuoso di supporto. Per questa ragione, è sempre consigliabile invitare alle proprie simulazioni le istituzioni locali, le squadre di intervento, i propri stakeholder e, perchè no, i visitatori.

Svolgere frequenti esercitazioni, inoltre, permette di imparare come farsi aiutare in caso di emergenza: è importantissimo, infatti, conoscere gli enti da contattare e imparare a comunicare la tipologia e l’entità del disastro perchè le squadre di intervento possano essere di supporto in modo efficace.

Stimolare il lavoro di gruppo

Le simulazioni sono un’ottima occasione per stimolare la coesione tra colleghi. Sapere di essere in grado, collaborando, di reagire efficacemente ad un’emergenza rende un team di lavoro solido. Se ognuno conosce i propri compiti e le proprie responsabilità e non ci sono sovrapposizioni di incarichi, tutti quanti sono più propensi a mettersi in gioco e a collaborare con gli altri.

Esercitarsi sulle procedure di emergenza, inoltre, permette di evitare quanto possibile il panico. In caso di disastro, infatti, è molto facile farsi prendere dal panico e agire d’istinto: queste emozioni non ci permettono di lavorare in maniera lucida e logica. Ripetere spesso i propri compiti permette, quindi, di creare quasi un automatismo che ci farà agire in maniera più efficiente in caso di pericolo reale.

Gestire gli imprevisti

Gli imprevisti sono sempre molto frequenti durante le situazioni di emergenza, e le esercitazioni permettono di identificare vulnerabilità che non sono state previste in fase di analisi dei rischi. Inoltre, è molto difficile saper prevedere con esatta precisione la tipologia di scenario che potrebbe accadere su una specifica collezione. In generale, quindi, saper applicare i principi di gestione efficace delle emergenze, permette di imparare a gestire anche scenari non previsti in fase di simulazione.

Dopo la fine di un’emergenza, si consiglia sempre di sedersi tutti insieme attorno a un tavolo per commentare i risultati ottenuti durante l’esercizio. Le smiluazioni sono anche una fase fondamentale per un’istituzione che voglia intraprendere un percorso di risk management per il patrimonio culturale, perchè permettono di correggere il Piano di Sicurezza ed Emergenza in corso d’opera e renderlo in linea con le reali esigenze.